Usprawnienia w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Ustawa wprowadza możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej i skraca okres jej przechowywania do 10 lat. Ma wejść w życie 1 stycznia 2019 r.

W dniu 19 stycznia 2018 r. Senat przyjął bez poprawek ustawę z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Nowelizacja przewiduje m.in. skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz jej prowadzenie w formie elektronicznej. Najważniejsze zmiany mają obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat

Przepisy ustawy przewidują skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat od zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy. Obecnie okres ten wynosi aż 50 lat. Zmiana niewątpliwie umożliwi więc pracodawcom obniżenie kosztów związanych z przechowywaniem akt osobowych i pozostałych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy.

Dokumentacja również w formie elektronicznej

Nowelizacja umożliwia pracodawcom prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej również w postaci elektronicznej. Przepisy ustawy przesądzają także
o równorzędności takiej dokumentacji z dokumentacją w postaci papierowej.

Obowiązki pracodawcy

Niezależnie od formy, papierowej bądź elektronicznej, pracodawca obowiązany będzie zgodnie z ustawą do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Pracodawca, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, wraz ze świadectwem pracy będzie miał również obowiązek wydania pracownikowi informacji dotyczącej m.in. okresu przechowywania jego dokumentacji pracowniczej oraz możliwości jej odbioru po upływie powyższego okresu.

Jeżeli dokumentacja będzie mogła stanowić dowód w postępowaniu, pracodawca będzie obowiązany do przechowywania dokumentacji do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej niż 10 lat po zakończeniu stosunku pracy.

Pracodawca będzie także zobowiązany do składania raportów informacyjnych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, na zasadach określonych w omawianej ustawie.

Zmiana zasady wypłaty wynagrodzenia

Nowelizacja wprowadza także istotną zmianę w zakresie zasady wypłaty wynagrodzenia.

Obecnie Kodeks pracy przewiduje, że wypłaty wynagrodzenia dokonuje się do rąk własnych, a inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie. W nowym stanie prawnym wypłata wynagrodzenia w formie bezgotówkowej ma stać się preferencyjna i wiodąca. Na podstawie znowelizowanego art. 86 § 3 Kodeksu Pracy, wypłata wynagrodzenia ma być bowiem dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Przepisy przejściowe

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r. W przypadku stosunków pracy nawiązanych w okresie po 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej uzależnione będzie od złożenia przez pracodawcę raportu informacyjnego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, zawierającego wszelkie wymagane dane dotyczące ubezpieczonych pracowników i zleceniobiorców.
W przeciwnym wypadku, do powyższej grupy pracowników nadal stosować będzie się dotychczasowy, 50-letni okres przechowywania dokumentacji.

 


Bądź na bieżąco
Otrzymuj najnowsze informacje o zmianach w prawie i podatkach bezpośrednio na swojego maila.

Zapisz się na newsletter >>