MRPiPS o formie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej bądź odwrotnie – wynika ze stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, a także nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wskazana nowelizacja znacznie zmieniła dotychczasowe podejście do przechowywania dokumentacji pracowniczej, wprowadzając możliwość prowadzenia dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej, poszerzając zakres tej dokumentacji oraz skracając czas jej przechowywania z lat 50 do lat 10.

Dokumentacja pracownicza – wątpliwości interpretacyjne

Wraz z nowelizacją pojawiły się jednak także liczne wątpliwości interpretacyjne, w tym w szczególności dotyczące możliwości różnicowania postaci przechowywania poszczególnych części dokumentacji pracowniczej. Znowelizowany art. 94 pkt 9a kodeksu pracy stanowi bowiem, że obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.

Przepisy prawa pracy nie dają jednak odpowiedzi na pytanie, czy pracodawca może przechowywać część dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, a część w formie elektronicznej, czy też musi dokonać tego wyboru w odniesieniu do całej dokumentacji – w tym zakresie interpretacje wahały się od bardzo rygorystycznych (cała dokumentacja pracownicza powinna mieć jedną postać, a więc wszystkie jej części – zarówno akta osobowe pracowników (w całości) oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – powinny być przechowywane w jednej (tej samej) formie) po bardziej liberalne (taka sama postać przechowywania dokumentów powinna dotyczyć ogółu dokumentów wchodzących w skład jednego rodzaju dokumentacji a nawet wskazywano, że możliwe jest przechowywanie części dokumentacji w formie papierowej a części w formie elektronicznej również w ramach jednej części dokumentacji).

Dokumentacja pracownicza – stanowisko Ministerstwa

Przytoczone wątpliwości próbuje rozwiać stanowisko MRPiPS z dnia 8 lutego 2019 r., znak DPR.I.4102.4.2019.KJ, odnoszące się do możliwości różnicowania postaci przechowywania poszczególnych części dokumentacji pracowniczej. W przytoczonym stanowisku ministerstwo wskazało, że przy zachowaniu wymogów ustawowych możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej bądź odwrotnie.

Dodatkowo, zgodnie z opinią Głównego Inspektora Pracy, z którym konsultowane było wskazane stanowisko, z punktu widzenia działalności kontrolnej inspektorów pracy można przyjąć, iż także w ramach dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, część z tych dokumentów (np. ewidencja czasu pracy) może być prowadzona w postaci elektronicznej, a pozostała część (np. wnioski i zgody z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej) w postaci papierowej.

Przytoczone rozumienie, choć formalnie nie ma charakteru powszechnie wiążącego, może zostać uznane za krok przełomowy w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej zgodnie z wymogami znowelizowanych z początkiem stycznia przepisów. Nie rozwiązuje ono jednak wszystkich problemów, pozostając kwestią otwartą, czy i ewentualnie które z dokumentów mogą być przechowywane w formie odrębnej od całej reszty dokumentacji pracowniczej, by nie zaburzyć integralności prowadzonej dokumentacji.

Wobec powyższego należy spodziewać się wydawania w niedalekiej przyszłości kolejnych stanowisk przez MRPiPS.

Współautor:  Jagoda Janik


Bądź na bieżąco
Otrzymuj najnowsze informacje o zmianach w prawie i podatkach bezpośrednio na swojego maila.

Zapisz się na newsletter >>