Elektroniczne fakturowanie zamówień publicznych już od kwietnia 2019 r.

Jednostki Samorządu Terytorialnego do 18 kwietnia 2019 r. muszą przystosować swoje programy księgowe, tak aby mogły odbierać ustrukturyzowane faktury elektroniczne, jeśli wykonawca zamówień publicznych prześle je za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania. 

Wraz z dniem 18 kwietnia 2019 r. zaczną obowiązywać przepisy ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (dalej: ustawa). Przepisy ustawy regulują zasady przesyłania między wykonawcami a zamawiającymi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, związanych z realizacją zamówień publicznych. Ustawa wdraża dyrektywę 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.

Faktury ustrukturyzowane

Omawiana ustawa wprowadza pojęcie ustrukturyzowanej faktury, czyli takiej która spełnia wymagania umożliwiające jej przesyłanie za pośrednictwem specjalnego systemu teleinformatycznego. Zgodnie z definicją faktura ustrukturyzowana jest to elektroniczna faktura, która posiada ustrukturyzowany zapis danych w formacie XML.

W myśl ustawy wśród danych jakie powinna zawierać taka faktura  znajdują się dane wymagane dla faktury przez ustawę o VAT, wymienione w art. 106e ust. 1, oraz dodatkowo:

  • informacje dotyczące odbiorcy płatności,
  • wskazanie umowy zamówienia publicznego, którego faktura dotyczy.

Obowiązek przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych

Według ustawy, zamawiający ma obowiązek odbierać od wykonawcy ustrukturyzowane faktury elektroniczne za pośrednictwem przygotowanej przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii platformy do wymiany dokumentów elektronicznych. Jednocześnie, zgodnie z art. 4 ust.2 ustawy, wykonawca ma prawo wysyłać faktury za pośrednictwem platformy, ale nie ma takiego obowiązku.

Platforma do wymiany faktur w zamówieniach publicznych

Dla przedsiębiorców i jednostek publicznych została uruchomiona specjalna platforma do obiegu faktur ustrukturyzowanych, które dzięki odpowiedniemu formatowi, będą mogły być łatwo przetwarzane przez systemy informatyczne. Zamawiający jest obowiązany do posiadania konta na platformie. Warto zaznaczyć, że korzystanie z platformy jest całkowicie bezpłatne.

Dodatkowo, zamawiający i wykonawca mogą wysyłać i odbierać inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem platformy, jeżeli druga strona wyrazi na to zgodę. Zamawiający może również upoważnić do odbioru  faktury oraz innych dokumentów przesłanych za pośrednictwem platformy inne osoby lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

Terminy elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych

W efekcie, Jednostki Samorządu Terytorialnego zobowiązane są do przystosowania swoich programów księgowych do przyjęcia faktur ustrukturyzowanych. Zgodnie z ustawą, kalendarium obowiązkowego przyjmowania i wystawiania faktur ustrukturyzowanych przedstawia się następująco:

  • od 18 kwietnia 2019 r. – obowiązek obejmie przyjmowanie przez instytucje publiczne ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przy transakcjach powyżej 30 tysięcy euro,
  • od 1 sierpnia 2019 r. – obowiązek będzie obowiązywał dla wszystkich transakcji w zamówieniach publicznych – bez względu na kwotę,
  • od 1 listopada 2020 r. – obowiązek wystawiania faktur elektronicznych obejmie również wykonawców.

Bądź na bieżąco
Otrzymuj najnowsze informacje o zmianach w prawie i podatkach bezpośrednio na swojego maila.

Zapisz się na newsletter >>