E-sprawozdanie finansowe: 5 najczęstszych problemów

Aleksandra Sewerynek
Aleksandra Sewerynek Starszy Menedżer
kontakt
Ewelina Kotlarek
Ewelina Kotlarek Starszy Konsultant
kontakt

Czy moje e-sprawozdanie finansowe spełnia wymogi stawiane przez KRS? Jak podpisać e-sprawozdanie finansowe, gdy cały Zarząd składa się z cudzoziemców? To tylko przykładowe pytania jakie pojawiają się przy sporządzaniu sprawozdań finansowych według nowych wymogów MF.

Sprawozdanie finansowe musi zostać przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.  Sporządzone sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, a następnie złożone do KRS nie później niż 15 dni po jego zatwierdzeniu. Dla większości podmiotów oznacza to, że swoje sprawozdania finansowe za 2018 r. muszą złożyć do KRS najpóźniej do połowy lipca 2019 r.

Dodatkowo, w tym roku wszystkie podmioty prowadzące księgi rachunkowe po raz pierwszy muszą spełnić nowe wymogi wynikające ze znowelizowanej ustawy o rachunkowości. Przede wszystkim zmieniła się forma w jakiej musi być sporządzone sprawozdanie finansowe – nie może być już składane w wersji papierowej, tylko w strukturze logicznej przygotowanej przez MF. Zmianie uległ nie tylko format jego sporządzania, ale też sposób jego podpisywania i przekazywania do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Pisaliśmy o tym w ubiegłym tygodniu.

Więcej na ten temat

Dziś idziemy o krok dalej i przedstawiamy najczęstsze problemy, z jakimi borykają się firmy przy sporządzaniu e-sprawozdań finansowych.

PROBLEM 1. Które elementy e-sprawozdania finansowego są obowiązkowe?

E-sprawozdanie finansowe składa się z:

  • nagłówka
  • wprowadzenia
  • bilansu
  • rachunku zysków i strat
  • zestawienia zmian w kapitale własnym
  • rachunku przepływów pieniężnych
  • informacji dodatkowej i objaśnień

Nagłówek zawiera dane jednostki oraz dane właściwe dla danego schematu. Wprowadzenie zawiera polityki rachunkowości stosowane przez jednostkę. W bilansie wykazujemy stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy, w rachunku zysków i strat – oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Natomiast informacja dodatkowa i objaśnienia zawiera noty odnoszące się do poszczególnych linii w bilansie i rachunku zysków i start jednostki. Te elementy sprawozdania są obowiązkowe dla wszystkich podmiotów.

Z kolei zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych do sprawozdania dołączają tylko jednostki poddawane corocznym, obligatoryjnym badaniom przez biegłego rewidenta (czyli np. banki, spółki akcyjne).

PROBLEM 2. Czy moje e-sprawozdanie finansowe spełnia wymogi stawiane przez KRS?

Aby to sprawdzić, najpierw należy poznać wymogi KRS w tym zakresie. A są to:

  • wymóg, aby sprawozdanie finansowe było przekazywane w odpowiednim formacie i rozszerzeniu, tj. według struktur logicznych (.xml) opublikowanych przez Ministerstwo Finansów
  • wymóg, aby sprawozdanie było podpisane z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo profilu zaufanego ePUAP
  • wymóg, aby sprawozdanie było podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie Zarządu.
PROBLEM 3. W jakiej formie przekazać sprawozdanie finansowe do badania przez audytora?

Dotychczas niejednokrotnie przygotowane sprawozdania finansowe były przedstawiane do badania biegłym rewidentom w wersji papierowej, bądź tradycyjnej wersji elektronicznej (MS Word, MS Excel). Czy przygotowanie sprawozdania finansowego w wersji struktury logicznej powinno mieć miejsce już na początku badania, kiedy po raz pierwszy dane przedstawiane są audytorowi?

Ministerstwo Finansów poinformowało, że nie ingeruje i nie narzuca jednostkom zobowiązanym do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej sposobu przekazania sprawozdania do biegłego rewidenta.

PROBLEM 4. Co zrobić gdy członek Zarządu jest obywatelem innego kraju Unii Europejskiej?

Jak już wspomnieliśmy wcześniej e-sprawozdanie finansowe należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. W praktyce jest to problematyczne dla firm, w zarządach których zasiadają cudzoziemcy, którzy powinni wyrobić sobie podpis kwalifikowany lub założyć profil zaufany ePUAP.

Istnieje możliwość zdalnego uzyskania podpisu kwalifikowanego w państwach Unii Europejskiej uprawniającego do podpisu e-sprawozdania finansowego. Posiadanie numeru PESEL nie jest konieczne do uzyskania podpisu kwalifikowanego.

PROBLEM 5. Co zrobić gdy cały Zarząd składa się z cudzoziemców?

W przypadku kiedy dana jednostka ma wieloosobowy Zarząd sprawozdanie powinni podpisać wszyscy jego członkowie. Brak podpisu przez członka zarządu wymaga obszernego uzasadnienia.

O ile obowiązkiem jest podpisanie e-sprawozdania finansowego przez cały Zarząd, to numer PESEL musi posiadać jedynie osoba składająca e-sprawozdanie finansowe do KRS. Istnieje możliwość udzielenia pełnomocnictwa do złożenia e-sprawozdania finansowego osobie nie wchodzącej w skład Zarządu, jeżeli cały Zarząd składa się z cudzoziemców.

Rozwiązanie: Generator e-Sprawozdań Finansowych

W odpowiedzi na te i inne problemy firm przygotowaliśmy Generator e-Sprawozdań Finansowych. Nasze narzędzie pozwoli zadbać o zachowanie spójności wewnętrznej kluczowych danych finansowych, pozwoli na podgląd danych zapisanych w formacie .xml oraz na przygotowanie kopii e-sprawozdania finansowego w tradycyjnym formacie.

Korzystając z naszego narzędzia, będziecie mieć Państwo pewność, że sporządzone przez Was sprawozdania finansowe spełniają wszystkie wymogi legislacyjne stawiane przez Ministerstwo Finansów.

Skorzystaj z narzędzia EY


Bądź na bieżąco
Otrzymuj najnowsze informacje o zmianach w prawie i podatkach bezpośrednio na swojego maila.

Zapisz się na newsletter >>