Dopuszczalność stosowania kopii certyfikatów rezydencji

Jest szansa na uproszczenie zasad posługiwania się certyfikatami rezydencji.

Ministerstwo Finansów przedstawiło projekt nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o podatku dochodowym od osób prawnych i Ordynacji podatkowej, który może wprowadzić istotne zmiany, pozwalające na stosowanie kopii certyfikatu rezydencji.

Zastosowanie certyfikatów rezydencji

Obecnie wyłącznie przedstawienie oryginalnego i aktualnego zaświadczenia o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych (certyfikat rezydencji) umożliwia skorzystanie z preferencyjnych zasad opodatkowania, które wynikają z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania i przepisów unijnych, a w szczególności ze zwolnienia lub obniżonej stawki podatku u źródła (tzw. WHT).

W praktyce gospodarczej, polskie zasady oraz wymagania stawiane certyfikatom są wyjątkowo problematyczne dla zagranicznych kontrahentów. Podatnicy często skarżą się na uciążliwości, takie jak wymóg przedstawienia oryginału certyfikatu płatnikom, co za każdym razem oznacza konieczność wystąpienia o wydanie takiego dokumentu do zagranicznych władz podatkowych (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 kwietnia 2018 r, sygn. 0111-KDIB2-3.4010.44.2018.1.LG).

Czy zastąpienie certyfikatu rezydencji podatkowej jest możliwe?

Dokumenty będące kserokopią certyfikatu, czy skanem nie są dokumentami, które umożliwiają zastosowanie preferencyjnych zasad na gruncie WHT.

Zgodnie ze stanowiskiem organów zaprezentowanym w indywidualnych interpretacjach prawa podatkowego, certyfikat rezydencji nie może być zastąpiony żadnym innym dowodem, takim jak, np.: oświadczenie w formie mailowej czy papierowej, dokument potwierdzający prowadzenie przez określony podmiot działalności gospodarczej na terytorium danego kraju, oświadczenie podatnika, odpis z właściwego rejestru handlowego, decyzja podatkowa, skan papierowej wersji certyfikatu rezydencji, czy nawet informacja o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej.

Przedstawienie przez Wnioskodawcę tłumaczenia certyfikatu rezydencji również nie spełnia wymogu udokumentowania okoliczności, o których mowa w art. 26 ust. 1 ustawy. (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 czerwca 2014 r., sygn. IPPB5/423-284/14-4/KS).

Kopia certyfikatu rezydencji – tylko poświadczona za zgodność z oryginałem

Organy podatkowe czasami dopuszczają jednak zastosowanie odpisu certyfikatu rezydencji, pod warunkiem, że jest on potwierdzony za zgodność z oryginałem przez notariusza albo pełnomocnika (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 kwietnia 2018 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.117.2018.2.BG).

Dysponowanie odpisem certyfikatu nie gwarantuje jednak, że w konkretnych okolicznościach zostanie on uwzględniony. Znane są sytuacje, w których uwierzytelniony odpis zaświadczenia o siedzibie dla celów podatkowych nie był uznawany za ważny certyfikat.

Elektroniczny certyfikat rezydencji

Wersja elektroniczna certyfikatu jest dopuszczalna, gdy istnieje możliwość uzyskania zaświadczenia o miejscu siedziby dla celów podatkowych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, a obie te formy mają równorzędny status (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 kwietnia 2018 r, sygn. 0111-KDIB2-3.4010.44.2018.1.LG) lub jeśli zgodnie z przepisami prawa państwa kontrahenta, dokument dostępny jest jedynie w wersji elektronicznej dostępnej na oficjalnej stronie zagranicznego urzędu (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej  w Warszawie z 11 czerwca 2014 r., sygn. IPPB5/423-284/14-4/KS, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 25 stycznia br. (sygn. I SA/Sz 984/17).

Jednakże w przypadku braku oficjalnego potwierdzenia, że dany kraj zamiast lub obok wersji papierowej wydaje również dokumenty elektroniczne, kopie dokumentów w języku obcym przesłane pocztą elektroniczną, na gruncie obowiązujących przepisów, nie są wystarczające do udokumentowania miejsca siedziby dla celów podatkowych (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 2 marca 2016 r., sygn.ITPB3/4510-16/16/DK).

Projekt nowelizacji a kopie certyfikatów rezydencji

Projekt nowelizacji pod pewnymi warunkami dopuszcza stosowanie kopii certyfikatów rezydencji. Ich zastosowanie zostało jednak ograniczone do:

  • przychodów z tytułu świadczeń doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze,
  • w przypadku należności na rzecz tego samego podmiotu nieprzekraczających 10 000 zł w roku kalendarzowym, oraz
  • sytuacji, w której informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.

Ustawa nie precyzuje jednak jaki typ dokumentów będzie mógł zostać potraktowany jako kopia certyfikatu rezydencji. Być może wystarczające będzie zwykłe ksero lub skan. Nie można jednak wykluczyć, że w toku prac nad projektem ustawy zmieniającej dodane zostaną w tym zakresie dodatkowe kryteria lub wytyczne.

Umożliwienie korzystania z kopii certyfikatów rezydencji to impuls, który może doprowadzić do istotnych uproszczeń dla zagranicznych kontrahentów.

Ograniczy to także uciążliwości, które obecnie stoją przed zagranicznymi kontrahentami w przypadku współpracy z Polską.

Planowaną datą wejścia w życie nowelizacji jest 1 stycznia 2019 r. Jednakże, jak na razie projekt jest na etapie prac rządowych, dlatego wprowadzenie powyższej zmiany do obrotu prawnego nie jest przesądzone. Z uwagi na zakres projektu nowelizacji, podatnicy powinni zwrócić również szczególną uwagę na bezprecedensowe zmiany dotyczące zasad pobierania WHT, stosowania obniżonych stawek lub zwolnień w związku z wypłatą dywidend, odsetek, należności licencyjnych oraz płatności za niektóre usługi.

Współautor: Julia Czyż

Chcesz wiedzieć więcej na temat zmian w prawie podatkowym zaplanowanych na 2019 r.? Serdecznie zapraszamy  do obejrzenia nagrania z bezpłatnego, otwartego szkolenia online „8 dużych zmian, które czekają podatników w 2019 r. – szanse i wyzwania”

Więcej informacji i rejestracja


Bądź na bieżąco
Otrzymuj najnowsze informacje o zmianach w prawie i podatkach bezpośrednio na swojego maila.

Zapisz się na newsletter >>