Współpraca HR i Compliance w dobie COVID-19

Odmieniona rzeczywistość biznesowa istotnie zmieniła funkcjonowanie i postrzeganie organizacji, ale też postawiła przed nimi nowe wyzwania i dylematy. Jedną z kluczowych kwestii w kontekście COVID-19 stały się obecne i nadchodzące działania HR.
Wyzwaniom kadrowym w kontekście compliance i pracy zdalnej poświęciliśmy jeden z naszych webcastów, w trakcie, którego staraliśmy się m.in. znaleźć odpowiedzi na pytania dotyczące „nowej rzeczywistości”, sposobów zapewniających minimalizację ryzyk oraz bieżących tendencji w zachowaniu i oczekiwaniach pracowników. Poniżej przedstawiamy rozwinięcie niektórych kwestii, które mieliśmy możliwość omówić.

Które spośród typowych nadużyć pracowniczych mogą się teraz szczególnie nasilić?

Wysyp nadużyć jest przewidywany przez specjalistów mniej więcej w okresie od 3 do 12 miesięcy po kryzysie. Będzie to nasilenie skali znanych już większości firm naruszeń: działania pracowników na szkodę firmy (naruszenie bezpieczeństwa danych i tajemnicy handlowej; sztuczne zawyżanie wyników), nieuczciwe praktyki rynkowe (zmowy handlowe; kreatywna księgowość). Nowością mogą być nadużycia związane z rozliczaniem pracy zdalnej np. „ghost employees”, rozliczanie wydatków pracowniczych bez odpowiedniej autoryzacji.

Jak skutecznie wykrywać nadużycia w erze pracy zdalnej?

W skutecznym wykrywaniu nadużyć wspierają nas przede wszystkim wszelkie narzędzia i systemy elektroniczne. Systemy do monitoringu płatności, przeprowadzania procedur Due Diligence i KYC czy do raportowania zgłoszeń naruszeń wewnętrznych (whistleblowing). Teraz z jednej strony służą, jako zabezpieczenie, a z drugiej, jako źródło danych, które można poddać analizie w celu wykrycia potencjalnych nadużyć. Analiza danych jest świetnym sposobem, aby w precyzyjny sposób skierować kontrole w miejsca, gdzie są najbardziej potrzebne, a także by w szybki sposób przeprowadzić „health check” organizacji.

Jakie pułapki związane z pracą zdalną czyhają na pracowników?

Trzy główne obszary są szczególnie narażone na nadużycia w wyniku pracy zdalnej: zabezpieczenie danych firmowych (cyberbezpieczeństwo), ochrona tajemnicy handlowej i ochrona danych osobowych. Ochrona ich musi przebiegać dwutorowo: z jednej strony trzeba wzmacniać infrastrukturę, inwestując w zabezpieczenia i systemy, ale z drugiej nie wolno zapomnieć o budowaniu świadomości pracowników, szkoleniu ich i zapewnieniu wsparcia w sytuacjach wątpliwych. Konieczna jest tu aktywna rola IODO i Compliance.

Jak Compliance może pozostawać w kontakcie z pracownikami w czasach pracy zdalnej?

W czasach pracy zdalnej i rozproszonej struktury firmy najważniejsze jest, aby Compliance działało proaktywnie. Musi być widoczną częścią codziennego funkcjonowania pracowników by nie doszło do sytuacji „co z oczu, to z serca”. Pomocą mogą być: w tym regularne, krótkie webcasty; „prasówka compliancowa” dla kadry managerskiej; zdalne „godziny otwarte” dla pracowników. Wszystkie te aktywności powinny być mocno wspierane przez „Tone at the Top” – klarowna komunikacja „z góry” nigdy nie była tak potrzebna jak teraz.

Powrót do normalności a compliance

W ciągu paru miesięcy będziemy powoli wracać do normalności. Jak możemy się do tego przygotować? Jakie są pierwsze kroki, które powinniśmy podjąć po powrocie do biur i w miarę normalnego funkcjonowania, w kontekście działań funkcji compliance?
Pierwszymi krokami Compliance powinny być proaktywne działania zmierzające do wykrycia ewentualnych, powstałych w czasie największego zamieszania nadużyć, aby móc skutecznie mitygować ich konsekwencje. Równolegle konieczny jest przegląd procedur obowiązujących w organizacji – wiele z nich mogło się zdezaktualizować lub wymaga uzupełnienia.
W kolejnych krokach bardzo ważne będzie budowanie skutecznego systemu do raportowania nieprawidłowości (whistleblowing) – jest to najlepsze źródło informacji o tym, co się dzieje wewnątrz organizacji. Funkcja HR powinna wspierać compliance komunikacyjne, wspólnie budując świadomość pracowników dotyczącą zagrożeń oraz etycznej kultury pracy.
Między innymi na te pytania odpowiadali eksperci EY i Stowarzyszenia Emitentów Giełdowych (SEG) podczas webcastu EY „Odmrażanie gospodarki i co dalej? Nadchodzące wyzwania dla HR”. Jeśli zainteresował Państwa ten temat, zachęcamy do kontaktu i do obejrzenia nagrania ze spotkania:
Zobacz nagranie z webcastu
Serdecznie zapraszamy również do śledzenia i udziału w kolejnych webcastach EY.

Powiązane wpisy


Napisz komentarz

XHTML: Możesz użyć tagów: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>