Weryfikacja kontrahentów, czyli jak nie dać się oszukać w trakcie zakupów

W obecnych czasach, tak bardzo naznaczonych przez pandemię COVID-19, wielu przedsiębiorców staje przez problemem interwencyjnego zakupu materiałów. Powodów takiej sytuacji jest wiele, od zmiany profilu produkcji, przez potrzebę zastąpienia dotychczasowych kontrahentów, aż po nietypowe potrzeby spółki. Dlatego tak ważna staje się weryfikacja kontrahentów. Przedstawiamy podstawowe metody jej dokonania.

Zgodnie z wynikami 15. Światowego Badania Nadużyć Gospodarczych przeprowadzonego przez EY, ponad jedna piąta respondentów nie posiada dostosowanej do biznesu analizy due diligence swoich kontrahentów. Tego rodzaju narzędzia, poprawnie zaimplementowane oraz stosowane, odgrywają kluczową rolę w ograniczaniu nadużyć i korupcji.

Kontrahent, który nie spłaca swoich zobowiązań, zarówno jak kontrahent, który nie wywiązuje się z zawartej umowy przez niedostarczenie nabytych produktów, mogą negatywnie wpłynąć na płynność finansową spółki. Oczywiście istnieją metody dochodzenia swoich praw na drodze sądowej, ale znacząco lepiej jest unikać takich sytuacji i przed zawarciem umowy zweryfikować podmiot, z którym chcemy rozpocząć relacje handlowe.

Najprostszym sposobem weryfikacji wiarygodności kontrahenta jest sprawdzenie, czy dany podmiot istnieje. W tym celu należy wykorzystać posiadane informacje na temat potencjalnego kontrahenta i zweryfikować ich prawdziwość w dostępnych rejestrach.

Jeśli nasz kontrahent prowadzi działalność gospodarczą, warto skorzystać z wyszukiwarki Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej: CEIDG), która umożliwia uzyskanie podstawowych informacji na temat działalności gospodarczej i jej historii. Warto pamiętać by zaznaczyć, aby wyszukiwane także były podmioty wykreślone i wymagające weryfikacji. Pozwoli to na przeszukanie całej bazy danych oraz potwierdzenie, czy dany kontrahent prowadzi niewykreśloną działalność.

Jeśli nasz kontrahent prowadzi spółkę, informacje na jej temat można znaleźć w Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: KRS). Obowiązkowi rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym podlegają spółki kapitałowe (tj. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne) oraz spółki osobowe w rozumieniu prawa handlowego, (tj. spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe oraz spółki komandytowo-akcyjne). Do wyszukania podmiotu w Krajowym Rejestrze Sądowym wystarczy jego numer KRS, numer NIP, REGON bądź informacje na temat siedziby kontrahenta.

Z naszego doświadczenia wynika, że przeglądając informacje kontrahentów w KRS, warto zwrócić uwagę na następujące informacje:

– data wpisu spółki do rejestru KRS – pozwala na ocenę czasu funkcjonowania danej spółki;

– adres siedziby spółki – rekomendowane jest wpisanie adresu spółki np. w Google Maps i sprawdzenie, czy dany adres mieści siedziby wielu spółek czy tylko tej jednej;

– kapitał zakładowy spółki – dzięki niemu możliwa jest ocena wielkości wkładów wniesionych w trakcie tworzenia spółki; warto jednak pamiętać, że niski kapitał zakładowy nie musi oznaczać braku wypłacalności spółki, która może posiadać znaczące środki z wypracowanego przez siebie zysku;

– data wykreślenia spółki z rejestru KRS – może się zdarzyć, że potencjalny kontrahent będzie próbował posługiwać się danymi spółki już wykreślonej z rejestru,

– organ uprawniony do reprezentacji podmiotu – informacje przedstawione w tej rubryce pozwolą ocenić, czy spółka jest reprezentowana zgodnie ze swoim statutem i w konsekwencji, czy decyzje podejmowane przez jej przedstawicieli będą wiążące.

Warto pamiętać, że uzyskanie informacji z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz Krajowego Rejestru Sądowego jest zawsze bezpłatne. Dlatego zalecane jest korzystanie ze strony CEIDG nadzorowanej przez Ministra Rozwoju oraz z rejestru KRS mieszczącego się na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Kolejnym krokiem weryfikacji wiarygodności spółki powinno być wyszukanie informacji na temat podmiotu w Internecie. Warto wpisać np. nazwę spółki (bądź działalności gospodarczej) w wyszukiwarkę i sprawdzić informacje, które zostaną znalezione.

Nie sposób nie wspomnieć także o tzw. białej liście podatników VAT, która jest prowadzona od września 2019 roku przez Ministerstwo Finansów. Wpisując numer konta, numer NIP, REGON lub nazwę podmiotu, będziemy mogli zweryfikować status podatnika, jego numer KRS, adres siedziby oraz numery kont bankowych używanych przez podmiot. Pozwoli nam to sprawdzić, czy dany rachunek bankowy jest przypisany do danego podmiotu.

W sytuacji, gdy zakup dotyczy materiałów bądź towarów wysoce wyspecjalizowanych, warto poprosić potencjalnego kontrahenta o udostępnienie wymaganych koncesji oraz zezwoleń, a następnie dokonać ich weryfikacji.

Odpowiednia weryfikacja kontrahenta jeszcze przed rozpoczęciem współpracy pozwoli w istotnym stopniu obniżyć ryzyko utraty pieniędzy.

Powiązane wpisy


Napisz komentarz

XHTML: Możesz użyć tagów: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>