Unia Europejska chroni sygnalistów

16 kwietnia 2019 roku Parlament Europejski przegłosował dyrektywę dotyczącą ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii, nakładającą na przedsiębiorców i instytucje publiczne obowiązek ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Zapisy dyrektywy wyznaczają standard minimum, który w lokalnym prawodawstwie państw członkowskich może być rozszerzany. Dokument czeka teraz na formalne zatwierdzenie przez Radę Unii Europejskiej i oficjalną publikację. Od tego momentu Polska będzie miała dwa lata na przystosowanie prawodawstwa do nowych, europejskich wytycznych.

Wczoraj poznaliśmy ostateczny kształt dyrektywy UE dotyczącej ochrony sygnalistów. Sygnalista to według nowej regulacji, osoba zgłaszająca lub ujawniająca informacje o naruszeniach prawa UE, które zaobserwowała w swoich działaniach związanych z pracą. Definicja obejmuje pracowników, osoby samozatrudnione, freelancerów, konsultantów, wykonawców, dostawców, wolontariuszy, nieodpłatnych stażystów i kandydatów do pracy.

Organizacjom pozarządowym udało się przekonać Parlament Europejski do uwzględnienia większości swoich postulatów, które były dyskutowane w trakcie negocjacji z Komisją i Radą Europejską. W efekcie definicja sygnalisty, możliwości wyboru ścieżki raportowania, zakres ochrony i zobowiązania narzucone na przedsiębiorców i instytucje publiczne znacznie wykraczają zarówno poza zapisy obowiązujących w Polsce aktów prawnych jak i regulacje wewnętrzne wielu organizacji.

Dyrektywa narzuca podmiotom prywatnym zatrudniającym powyżej pięćdziesięciu pracowników oraz wszystkim przedsiębiorstwom dowolnej wielkości, operującym w sektorze usług finansowych konieczność:

  • stworzenia kanałów przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów i poinformowanie o nich pracowników oraz partnerów biznesowych,
  • wyznaczenia osób odpowiedzialnych za podejmowanie działań następczych,
  • podejmowanie działań następczych z zachowaniem należytej staranności i zachowaniem nieprzekraczalnego terminu trzech miesięcy od daty wpłynięcia zgłoszenia na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnych,
  • udostępnienie jasnych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur oraz zewnętrznych opcji zgłaszania nieprawidłowości.

Duże firmy, zatrudniające powyżej 250 pracowników, muszą dostosować się do nowych regulacji bezpośrednio po lokalnej adaptacji wytycznych, która musi nastąpić do dwóch lat od momentu przyjęcia i opublikowania dyrektywy UE.. Sektor MŚP (50-250 pracowników) może skorzystać z dodatkowego okresu przejściowego, do dwóch lat od momentu dostosowania polskiego prawa.

Szczególną uwagę zwracamy na poniższe zapisy dyrektywy, które mogą budzić kontrowersje.

  • Sygnaliści mają prawo raportować do regulatora lub mediów, z pominięciem kanałów wewnętrznych organizacji, jeżeli uznają (na podstawie własnego oglądu sytuacji), że zgłoszenie wewnętrzne nie przyniosłoby rezultatu. Dodatkowo w dyrektywie uznano, że w takiej sytuacji nie można sądownie dochodzić od sygnalistów odszkodowania za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa czy ujawnienie know-how, które nastąpiło w wyniku zgłoszenia.
  • Katalog osób, którym przysługuje ochrona przed działaniami odwetowymi (również przed dochodzeniami sądowymi z powodu naruszenia dóbr osobistych czy naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa) został rozszerzony o osoby wspomagające sygnalistów np.: członków rodzin czy dziennikarzy śledczych.
  • Konieczność zapewnienia z jednej strony anonimowych kanałów wewnętrznego informowania o naruszeniach, a z drugiej obowiązek udzielenia sygnaliście informacji zwrotnej w terminie trzech miesięcy od daty zgłoszenia. Organizacje tworząc lub modyfikując istniejące kanały raportowania muszą wziąć pod uwagę te obowiązki i odpowiednio przystosować swoje systemy.
  • Udostępnienie możliwości zgłaszania naruszeń podmiotom zewnętrznym: kontrahentom, dostawcom, a nawet osobom uczestniczącym w rekrutacji do firmy. Narzuca to konieczność publicznego dostępu do wewnętrznego kanału zgłoszeń dla sygnalistów.

Powyższe zapisy będą z pewnością źródłem wielu wątpliwości po stronie przedsiębiorców. Jedną z najczęstszych może być obawa, że po wdrożeniu dyrektywy firmy zasypie lawina zgłoszeń, niekoniecznie wnoszonych w dobrej wierze, a czasami fałszywych, będących wynikiem działań niezadowolonych pracowników lub nieuczciwej konkurencji. Może to narazić organizacje na koszty, a w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, dodatkowo zagrozić reputacji. Czy rzeczywiście jest się czego bać?

Po pierwsze dyrektywa przewiduje możliwość dochodzenia na drodze sądowej odszkodowania od „fałszywych” sygnalistów, jeżeli informacje przez nich podawane do publicznej wiadomości byłyby świadomym kłamstwem. Trzeba poczekać do pierwszych orzeczeń sądowych, by przekonać się jak funkcjonuje możliwość obrony dobrego imienia firmy i jak interpretowane będzie pojęcie „dobrej wiary” i „najlepszej wiedzy” sygnalistów. Dodatkowo należy zaznaczyć, że intencje sygnalisty w momencie zgłaszania nieprawidłowości nie będą oceniane przy podejmowaniu decyzji o należnej ochronie – istotna jest tylko kwestia prawdziwości dostarczonych informacji.

Po drugie patrząc na przykłady krajów, gdzie restrykcyjne przepisy ochrony sygnalistów już funkcjonują (np.: Irlandia, Wielka Brytania, USA czy nawet Słowenia, Serbia i Rumunia) widać, że nie doprowadziły one do paraliżu gospodarki, wręcz przeciwnie, są uważane za ważny element zwiększania jej konkurencyjności i transparentności.

Powyższe refleksje nie zmieniają faktu, że jednym z najlepszych sposobów tworzenia silnej kultury organizacyjnej, która przyczyni się do minimalizowania ryzyka niekontrolowanego zewnętrznego raportowania, pozostaje posiadanie dobrze zaprojektowanego i profesjonalnie zarządzanego kanału zgłaszania wewnętrznego. Zaniedbując to, organizacja nie daje sobie szansy na wczesną reakcję i możliwość samodzielnego rozwiązania wewnętrznych problemów.

Powiązane wpisy


Napisz komentarz

XHTML: Możesz użyć tagów: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>