Skuteczny system zarządzania zgodnością, czyli jak uzasadnić funkcję compliance w organizacji

Justyna Hamada
Justyna Hamada Konsultant
kontakt

Funkcja oficera compliance to nadal jeszcze nowość na polskim rynku. O ile dojrzałe organizacje, zwłaszcza z kapitałem zagranicznym lub z sektorów regulowanych dostrzegają wartość dodaną takiej jednostki, o tyle wiele podmiotów gospodarczych postrzega Compliance Oficera przede wszystkim, jako czynnik stopujący biznes i centrum kosztowe. Percepcja ta naturalnie ewoluuje, ale w dobie „zagęszczania” przepisów zewnętrznych nakładanych na spółki przez ustawodawców tempo jej postrzegania powinno znaleźć się na radarze kadry kierowniczej.

Jak przekonać właścicieli firmy, że dzięki managerowi ds. compliance będą mogli spać spokojnie? Jak uzasadnić, potrzebę stworzenia nowej funkcji skoro „przecież do tej pory wszystko działało”.

Abstrahując od zbliżających się wymogów formalnych warto skupić się przede wszystkim na potrzebie skutecznego zarządzania ryzykiem w całej organizacji. W praktyce oznacza to, że oprócz wyzwań stricte biznesowych, właściciele spółek powinni zainwestować w „kapitał duchowy” swoich organizacji. Jedną z dróg do tego cel jest powierzenie funkcji compliance osobie, która będzie blisko biznesu, będzie pełniła rolę edukacyjną, doradczą i powierniczą. będzie dostrzegała ryzyka i prewencyjnie im przeciwdziałała. By funkcja compliance była skuteczna powinna być właściwie umocowana, z bezpośrednim dostępem do zarządu, rady nadzorczej i komitetu audytu. Powinna też cieszyć się zaufaniem wśród biznesu na wszystkich jego szczeblach, być partnerem merytorycznym solidnie przygotowanym do konsultacji problemów typowych dla konkretnej spółki i podejmowania decyzji zmierzających do ich rozwiązania.

Często pojawia się pytanie czy funkcja compliance może całkowicie zdjąć z kierownictwa odpowiedzialność za prowadzenie biznesu w sposób etyczny oraz w zgodzie z obowiązującymi regulacjami? Otóż nie. Za nadzór nad systemem skutecznego zarządzania zgodnością zawsze odpowiedzialność ponosi kierownictwo spółki i dlatego też funkcja compliance ma szanse na sukces jedynie przy jego aktywnym i trwałym zaangażowaniu. Chodzi tu o zaangażowanie nie tylko materialne (np. szkolenia ze zgodności obejmujące całą organizację), ale przede wszystkim nadanie odpowiedniej rangi zagadnieniom etyki w biznesie. Tone at the Top warunkuje melody in the middle i kształtuje rhythm at the bottom. Przykład kierownictwa wyznacza charakter i kierunek budowania relacji z zewnętrznymi partnerami biznesowymi, a tym samym wpływa na postrzeganie spółki na zewnątrz, również wśród klientów. Profesor Władysław Bartoszewski mówił  „Kłopot z ludzką naturą polega na tym, że człowiek potrafi oswoić się z rzeczami – wydawałoby się – niemożliwymi do oswojenia”. Rolą kadry zarządzającej jest zdefiniowanie katalogu zachowań akceptowanych w ramach kultury danej organizacji pozwalających na jej etyczne prowadzenie i budowanie dobrej reputacji rynkowej.

Po co zatem ten manager do spraw zgodności? Oczywiście można byłoby odwoływać się do wielkich skandali finansowych, ale zgodnie z zasadą „bliższa koszula ciału” zatrzymajmy się na chwilę na argumentach bardziej przyziemnych. Compliance oficer może zapewnić, że system zgodności spółki będzie szyty na miarę, będzie adresował i dynamiczne reagował na jej codzienne wyzwania. Compliance oficer może być katalizatorem dla oddolnych inicjatyw w sprawach zgodności czy autooceny właścicieli procesów biznesowych, może ewangelizować i alarmować, gdy ryzyko wykracza poza akceptowalny apetyt. Powinien stać na straży aktualizacji procedur i procesów wewnętrznych w odniesieniu do zmieniającej się legislacji oraz przestrzegania dobrych, etycznych zasad prowadzenia biznesu. Wreszcie, jego zmieniający się w czasie zakres obowiązków i percepcja współpracowników stanowić mogą papierek lakmusowy wskazujący na dojrzałość organizacji.

A jak mierzyć efektywność systemu zarządzania zgodnością w spółce? Dobrym pomysłem wydaje się między innymi pomiar niezmaterializowanych ryzyk, szybkość reagowania na zgłoszenia sygnalistów, wyniki KPI compliancowych nałożonych matrycowo na całą organizację czy zanurzenie w metodologię COSO. Ale to już temat na zupełnie inną historię.

Inspiracją do powstania powyższego tekstu była sesja plenarna „Badanie skuteczności CMS – tym razem na poważnie!”, która odbyła się w ramach Compliance Days 2019 w Warszawie.

Powiązane wpisy


Napisz komentarz

XHTML: Możesz użyć tagów: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>