Projekty długoterminowe – analiza trendów i odchyleń w identyfikacji nieprawidłowości

Agata Gmaj
Agata Gmaj Starszy Konsultant
kontakt

W związku z postępującą informatyzacją, ilość danych przechowywanych w systemach IT jest ogromna. Od kilkuset tysięcy do dziesiątków milionów operacji księgowych rocznie jest odzwierciedleniem działalności przedsiębiorstwa. Dane w bazach danych i na dyskach pracowników są skarbnicą wiedzy dla zarządzających, ale niezbędne są odpowiednie narzędzia, umiejętności i doświadczenie żeby wyjść poza standardowe ramy analizy i raportowania.
Wszystkie procesy, zjawiska czy aktywności zachodzące w przedsiębiorstwie mogą podlegać analizie pod względem jakościowym i ilościowym. Kluczem skutecznej i przydatnej analizy jest zrozumienie warstwy biznesowej i tego, co reprezentują dane W ramach jednorodnych danych, wyodrębnionych według przyjętych kryteriów dla każdego zbioru, możliwe jest wyznaczenie trendów i identyfikacja procesów odbiegających od oczekiwanych. Znaczące odchylenia lub ich brak (np. odporność na wahania koniunkturalne) mogą świadczyć o problemach i nieprawidłowościach.

Czym są projekty długoterminowe i jak są rozliczane?

Projekty długoterminowe to projekty, których moment rozpoczęcia, kontynuacja oraz zakończenie realizacji prac przypada na różne okresy obrachunkowe.
Polskie przepisy w tym zakresie bazują na rozwiązaniach wynikających z Międzynarodowych Standardów Rachunkowości. Zgodnie z art. 34a ustawy o rachunkowości przychody z wykonania niezakończonej usługi ustala się proporcjonalnie do stopnia jej zaawansowania. Metoda stopnia zaawansowania opiera się na założeniu, że przychody i koszty kształtują się proporcjonalnie do zaawansowania prac (co powoduje tworzenie rezerw na przyszłe przychody lub koszty).
Stopień zaawansowania usługi mierzy się w zależności od przyjętej metody: m.in. udziałem kosztów poniesionych od dnia zawarcia umowy do dnia ustalenia przychodu w całkowitych kosztach wykonania usługi.

Symptomy nieprawidłowości

Najbardziej powszechny mechanizm nieprawidłowości w ramach rozliczania projektów długoterminowych polega na przypisywaniu kosztów do kontraktów innych niż te, na które rzeczywiście zostały poniesione lub przenoszenie kosztów już po pierwotnym przypisaniu.
Proceder taki może trwać przez długi czas, ponieważ niewielkie odchylenia są trudne do zaobserwowania i są łatwo wytłumaczalne. Najczęściej jedynie kierownik projektu rozumie wszelkie szczegóły i zależności. Zatem z łatwością może wytłumaczyć odchylenia osobom kontrolującym, w szczególności, jeżeli projekty nie są szczegółowo analizowane, a wszelkie odchylenia i rozbieżności nie są wyjaśniane.

Na wykresach powyżej zaprezentowane są narastająco koszty dla przykładowych trzech projektów długoterminowych, które charakteryzują się nietypowymi odchyleniami. Takie odchylenia nie muszą oznaczać nieprawidłowości, ale wskazują na taką możliwość i powinny zostać zweryfikowane. Nietypowe transakcje i anomalie mogą oznaczać:

·         Księgowanie kosztów niezwiązanych z projektem oraz kosztów fikcyjnych w celu wykazania wyższego przychodu w danym okresie rozliczeniowym. Działa to tak, ponieważ im wyższe będą koszty tym większy rozpoznany przychód dla danego okresu rozliczeniowego. Dzieje się tak do momentu aż koszty nie przekroczą planowanych przychodów.

·         Przeksięgowania kosztów pomiędzy projektami.

Podstawowe konsekwencje nieprawidłowości w zakresie wyceny projektów długoterminowych to:

·         błędne odzwierciedlenie wyniku finansowego podmiotu, chodzi o zawyżone przychody oraz

·         zawyżone lub zbędne koszty, co związane jest z konkretnymi przepływami pieniężnymi.

Ze względu na specyfikę prezentowania w księgach rachunkowych oraz podatność na nieprawidłowości, projekty długoterminowe powinny być poddawane bieżącej kontroli. Warto pamiętać, że w celu skutecznej prewencji niezbędne jest zrozumienie analizowanych danych i okoliczności realizacji projektu. W tym przypadku, bowiem różnica pomiędzy uzasadnionymi odchyleniami a nieprawidłowościami może być niewielka.

***

Jeśli napotkali Państwo w swojej pracy podobny problem lub zagadnienie i chcieliby skorzystać z profesjonalnego doradztwa, prosimy o kontakt z autorką artykułu Agatą Gmaj, agata.gmaj@pl.ey.com lub Tomaszem Dyrdą, tomasz.dyrda@pl.ey.com, dyrektorem w Zespole Zarządzania Ryzykiem Nadużyć.

 

 

 

Powiązane wpisy


Napisz komentarz

XHTML: Możesz użyć tagów: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>