Process mining, czyli jak usprawnić procesy i ograniczyć ryzyko nieprawidłowości

Piotr Myrcha
Piotr Myrcha Doświadczony Analityk
kontakt
Michał Rączy
Michał Rączy Doświadczony Menedżer
kontakt

Zwiększenie efektywności procesów i jednoczesne ograniczenie ryzyka nieprawidłowości jest możliwe dzięki nowoczesnym metodom analizy danych i rozwiązaniom z obszaru process mining. Na przykładzie procesu zakupowego prezentujemy ideę process mining oraz możliwe korzyści dla przedsiębiorstw.

Wstęp do analizy procesów (process mining)

Klasyczne metody analizy danych pod kątem nieefektywności oraz nieprawidłowości bazują na regułach eksperckich, które punktowo wskazują czerwone flagi (np. typujemy dostawców potencjalnie powiązanych z pracownikami). Jednym z innowacyjnych podejść do analizy danych jest process mining, który skupia się na tym, w jaki sposób przebiegał proces, zamiast na rezultacie procesu. Czyli analizie podlega na przykład to, kto i w jakim momencie wykonał kolejne czynności w procesie zakupowym zamiast skupiania się na tabeli z zaksięgowanymi fakturami od dostawców.

Process mining bazuje zazwyczaj na logach zdarzeń z systemów ERP, ale źródłem może być zapis przebiegu dowolnego procesu, również z systemów innych niż finansowe. Dzięki analizie np. procesu zakupowego możliwa jest identyfikacja wąskich gardeł oraz odchyleń od oczekiwanego przebiegu procesu. Pozwala to na wskazanie kroków w procesie z potencjałem na znaczące przyspieszenie i automatyzację, czyli na obniżenie kosztów. Również analizując różne warianty procesu wyłapiemy przypadki nieprawidłowości oraz nadużyć. Przykładowo, jeżeli w procesie zakupowym został pominięty dział zakupowy, wtedy w przebiegu procesu zobaczymy, że spółka najpierw otrzymała fakturę a dopiero potem utworzono zamówienie.

Przykład – analiza procesu zakupowego

Przykładowe wyniki analizy procesu zakupowego (dane fikcyjne) prezentujemy poniżej. Wykorzystane rozwiązanie EY Process Mining pozwala na wizualizację najczęstszych wariantów przebiegu procesów, identyfikację nieefektywności oraz ryzyk w procesach. Standardowy przebieg procesu zakupowego w naszym przykładzie, zwizualizowany na rysunku 1 to:

  • utworzenie zapotrzebowania;
  • utworzenie zamówienia;
  • wysyłanie zamówienia;
  • potwierdzenie otrzymania towarów / usług;
  • otrzymanie / zaksięgowanie faktury;
  • płatność.

Rysunek 1 – najczęstszy wariant przebieg procesu zakupowego #1

Rozwiązanie EY Process Mining pozwala na eksplorację wielu wariantów przebiegu procesu i równocześnie na ich porównanie. Przykładowo wariant przebiegu procesu prezentowany na rysunku 2 rozpoczyna się od otrzymania faktury, po którym dopiero następuje utworzenie zamówienia. Świadczy to o możliwości ominięcia procesu zakupowego, poprzez bezpośrednie złożenie zamówienia u dostawcy. W przykładowych danych taki wariant procesu występuje w 7% wszystkich transakcji zakupowych.

Rysunek 2 – Zidentyfikowany ryzykowny wariant procesu (wariant #4) w porównaniu z wariantem #1.

W omawianym przykładzie wystąpiło w sumie kilkaset różnych wariantów przebiegu procesu zakupowego. Może się wydawać, że to bardzo dużo, jednak jest to zgodne z rzeczywistością biznesową wielu dużych przedsiębiorstw. Analiza i zrozumienie przyczyn występowania takiej liczby wariantów może dać doskonałe efekty zarówno pod kątem oszczędności jak i ograniczenia ryzyka nadużyć.

Process mining w śledczej analizie danych

Dzięki połączeniu możliwości analiz process mining z wiedzą i doświadczeniem biznesowym audytorów śledczych i ekspertów od optymalizacji procesów można w efektywny sposób przeprowadzić optymalizację procesu jak i usprawnić środowisko kontroli wewnętrznej. W wyniku zastosowania zaawansowanych metod analizy procesu organizacje mogą działać nie tylko efektywniej kosztowo, ale również bezpieczniej.
EY Process Mining pozwala naszym ekspertom w szybki sposób przeanalizować wszystkie transakcje, dla których otrzymaliśmy dane, nie ograniczając się do metod próby statystycznej. W rezultacie możemy przedstawić jasne rekomendacje pozwalające na uzyskanie oszczędności oraz uszczelnienie procesów.
Jeśli mają Państwo pytania związane z analizą procesów, serdecznie zachęcamy do kontaktu z autorem artykułu Piotrem Myrchą lub Michałem Rączym, doświadczonym menedżerem w Zespole Zarządzania Ryzykiem Nadużyć EY.

Powiązane wpisy


Napisz komentarz

XHTML: Możesz użyć tagów: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>