Kiedy dobre praktyki w biznesie są naprawdę dobre?

Dobre praktyki to zazwyczaj zestaw niepisanych reguł, zasad postępowania w określonych sytuacjach, przekazywanych sobie przez uczestników wydarzeń. W biznesie stanowią one ważne wskazówki w sytuacjach, których procedury wewnętrzne lub przepisy prawa nie regulują.

Dobre praktyki mogą dotyczyć zarówno kwestii współpracy z podmiotami zewnętrznymi jak i sposobu zarządzania czy realizacji procesów biznesowych wewnątrz organizacji. W każdym przypadku dobre praktyki stosuje się w celu uzyskania korzyści. A co jeśli dobre praktyki przestają przynosić korzyści, a zamiast tego zaczynają zagrażać interesowi spółki?

Taka sytuacja teoretycznie nie powinna się wydarzyć. Przecież dobre praktyki, jak sama nazwa wskazuje, są dobre i powinny przynosić wyłącznie korzyści. Z dobrymi praktykami jest jednak pewien problem, który wynika z faktu, że są one tworzone i aktualizowane przez ludzi, którzy je stosują i to oni ustalają, co jest dobre a co złe. Pojęcie zło i dobro może być różnie interpretowane, w zależności od sytuacji, zajmowanego stanowiska, interesów stron, poziomu wykształcenia, pochodzenia, religii itp.

Na przykład przekazywanie prezentów, nieraz bardzo drogich, jest często stosowaną praktyką, prawnie zakazaną, ale w niektórych krajach społecznie akceptowalną i wręcz oczekiwaną. Stosowanie tej samej praktyki w innym kraju może się skończyć w najlepszym przypadku utratą partnera biznesowego, a w najgorszym długoletnim pobytem w zakładzie karnym.

Inny przykład. Szeregowy pracownik wykonuje zadanie zgodnie z instrukcją otrzymaną od kierownika. Kierownik otrzymał tę instrukcję wiele lat temu od byłego kierownika, który też kiedyś otrzymał ją od swojego przełożonego. Instrukcja nigdy nie została spisana, nigdy nie była analizowana pod kątem ryzyk. Działalność spółki znacznie się rozrosła od czasu, kiedy nieformalna instrukcja powstała. Nikt nie zauważył, że wdrożone wiele lat temu i stosowane dotychczas praktyki, stwarzają wiele zagrożeń dla interesów spółki, narażając ją również na nadużycia.

Przytoczone przykłady dotyczą szczególnie dużych międzynarodowych firm.

Firmy amerykańskie oraz zagraniczne podmioty działające na terenie USA muszą zwracać szczególną uwagę na kwestie związane z przekazywaniem prezentów i upominków. Nie mogą one być drogie i nie mogą być przekazywane w celu wpływania na proces decyzyjny obdarowanego. Ma to szczególne znaczenie, jeśli obdarowany jest urzędnikiem państwowym. Takie działanie jest sprzeczne z regulacjami FCPA (Foreign Corrupt Practices Act), i może skutkować wielomilionowymi karami.

O wadzę problemu dotyczącego wręczania prezentów i upominków wnioskować można na podstawie wyników przeprowadzonego przez nas 14. Światowego Badania Nadużyć Gospodarczych. Na pytanie, które z działań mogą być uzasadnione, jeżeli mają na celu pomoc firmie w przetrwaniu kryzysu gospodarczego, 16% polskich respondentów wybrało oferowanie prezentów, 14% oferowanie rozrywki, 8% oferowanie gotówki, 2% fałszowanie wyników finansowych, zaś co czwarta osoba (26%) wybrałaby jedno z wymienionych powyżej działań. Polska nie wypada tutaj najgorzej nawet w przypadku ankietowanych z rynków rozwiniętych, spośród których rozrywkę zaoferowałoby 22% osób, oferowanie gotówki i prezentów odpowiednio 9 i 8 %, fałszowanie wyników finansowych – 2%, zaś aż 30% respondentów uciekłoby się do zastosowania jednego z powyższych.

Odległe podmioty zależne lub oddziały dużych organizacji nierzadko wykonują pewne zadania biznesowe na podstawie przyjętych zwyczajowo praktyk. Nie wiedzą czasem, że spółka matka posiada formalne procedury regulujące realizowane przez nie zadania. Jako uzasadnienie takich praktyk można usłyszeć, że tak jest efektywniej, że spółka nie ma wystarczającej liczby pracowników, że procedury grupowe ich nie dotyczą, bo ich działalność jest mała w stosunku do skali działalności grupy. Nie zauważają, że stosowane przez nich praktyki narażają spółkę (zatem i grupę) na ryzyka biznesowe znacznie przewyższające uzyskane korzyści.

Można odnieść wrażenie, że wątpliwe praktyki leżały w interesie spółki. Dzięki prezentom spółka zdobyła nowe kontrakty. Dzięki nieformalnym praktykom niektóre zadania biznesowe były wykonywane szybciej, mniejszymi zasobami i taniej. Tylko, że w interesie spółki jest nie tylko rozwój biznesu. To również rozwój w harmonii z zasadami etyki, tak aby nie narazić firmy na poważne kary.

Procedury wewnętrzne są z kolei tworzone, jako narzędzie kontroli i nadzoru nad procesami biznesowymi. Jeśli nie są przestrzegane, funkcja nadzoru nie jest efektywna, a zatem nie chroni interesów spółki.

W rzeczywistości, dobre praktyki są dobre, gdy są realizowane według uporządkowanego schematu, czyli według innej dobrej praktyki.

Dobrą praktyką jest np. opracowanie procedury przekazywania prezentów, przeprowadzenie szkoleń celem zwiększenia wiedzy pracowników, szkolenie z nowych procedur, uświadomienie pracownikom potrzeby ich przestrzegania. W ten sposób nieformalne, ale dobre praktyki można uczynić formalnymi regulacjami firmy, które każdy pracownik musi przestrzegać.

Powiązane wpisy


Napisz komentarz

XHTML: Możesz użyć tagów: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>