ISO 37002 – czyli czas na globalną standaryzację systemu zgłaszania nieprawidłowości.

Emil Nowak
Emil Nowak Doświadczony Analityk
kontakt
Justyna Hamada
Justyna Hamada Konsultant
kontakt

Tematyka whistleblowingu stała się ostatnio gorącym tematem legislacyjnym. Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (International Organization for Standarization – ISO) postanowiła zająć się usystematyzowaniem problematyki poprzez opracowanie międzynarodowego standardu dotyczącego zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości.

Celem nowo projektowanej normy ISO 37002 „Zarządzanie systemami zgłaszania nieprawidłowości – wytyczne” („Whistleblowing management systems – Guidelines”) ma być wskazanie organizacjom jak prawidłowo należy wdrażać, zarządzać, oceniać, utrzymywać i rozwijać efektywny system zgłaszania informacji o naruszeniach w swoich strukturach. Prace nad dokumentem mają zostać zakończone do końca 2021 roku.

Jak podaje Fraud Magazine, Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna powołała specjalną grupę, której zadaniem jest opracowanie nowego, globalnego standardu w sprawie zgłaszania przypadków naruszeń w organizacjach. Obok takich norm jak ISO 37001 (zarządzanie systemami antykorupcyjnymi) oraz ISO 19600 (zarządzanie systemami zgodności), będą to kolejne wytyczne wspierające firmy we wdrożeniu stosownych rozwiązań mających na celu ograniczenie nieprawidłowości oraz nadużyć w spółkach.

Zgodnie z założeniami grupy roboczej odpowiedzialnej za przygotowanie dokumentu, norma ISO 37002 ma zawierać wytyczne w zakresie skutecznego wdrażania, zarządzania i oceny, utrzymania oraz doskonalenia odpowiedzialnego systemu zarządzania nieprawidłowościami w przedsiębiorstwie. Zaproponowana standaryzacja nie będzie miała charakteru sektorowego. To, w jaki sposób zostanie wprowadzona, będzie zależało od wielkości, charakteru i specyfiki działalności podmiotu. Oznacza to, że znajdzie ona zastosowanie w organizacji każdego typu bez względu na jej wielkość (MŚP, korporacje międzynarodowe) czy też sektor, w którym operuje (prywatny, publiczny, wolontaryjny).

Należy podkreślić, że ISO 37002 nie będzie normą certyfikowalną. Dlatego też nie znajdziemy tam precyzyjnych wymagań, a jedynie wskazówki oraz zalecenia dobrych praktyk odnoszących się do zarządzania informacją o nieprawidłowościach. Ich celem będzie pomoc organizacji w stworzeniu mechanizmu zarządzania spójnym systemem zgłaszania informacji o naruszeniach w oparciu to takie wartości jak zaufanie do pracodawcy, bezstronność w rozstrzyganiu zgłoszeń czy ochrona sygnalisty przed działaniami odwetowymi. System ten powinien składać się z następujących elementów:

– identyfikowanie i zgłaszanie sytuacji związanych z nadużyciami;

– ocena otrzymanych zgłoszeń o naruszeniach;

– sposoby rozwiązywania problemów związanych z nieprawidłowościami;

– metody zamykania zgłoszonych przypadków naruszeń.

Aby skutecznie zapobiegać niepożądanym zdarzeniom, przedsiębiorstwo powinno również wypracować odpowiednią kulturę korporacyjną. Pracownicy mają dzięki niej swobodnie i z pełnym zaufaniem informować nie tylko o potencjalnych nieprawidłowościach i uchybieniach, ale również o swoich wątpliwościach i obawach. W tym zakresie norma ISO 37002 odnosi się także do potrzeby ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia oraz innych osób, które mogłyby być narażone na działania odwetowe w wyniku dokonanego zgłoszenia.

Według Fraud Magazine, opracowywana norma zarządzania systemami zgłaszania nieprawidłowości ma w szczególności na celu:

– określanie wytycznych jak prawidłowo opracować spójne ramy sygnalizowania nieprawidłowości, które zapewniałyby odpowiednie środowisko ochronne i pozwalały zgłaszać nadużycia, ale także szybko i właściwie na nie reagować;

– pomóc w budowaniu zaufania między organizacją a jej interesariuszami, w tym pracownikami;

– propagowanie dobrego zarządzania i transparentności w organizacji. ISO 37002 może być stosowana zarówno, jako samodzielny dokument, jak również w powiązaniu z innymi wewnętrznymi politykami dotyczącymi m.in. ładu i porządku korporacyjnego, przeciwdziałania korupcji czy zarządzania systemem zgodności;

– wspieranie organizacji w promowaniu etycznych zachowań oraz otwartej komunikacji, dzięki której pracownicy mogą swobodnie alarmować o wszelkich potencjalnych nieprawidłowościach w miejscu pracy.

Obecnie instytucja sygnalisty znajduje swoje uregulowania w ustawodawstwie wielu krajów, które często same wymuszają wprowadzenie procedury anonimowego zgłaszania przypadków nadużyć w przedsiębiorstwie. Brakuje jednak globalnej regulacji czy uniwersalnych wytycznych, które w sposób kompleksowy podchodziłyby do zagadnienia ochrony sygnalistów oraz wspierały organizację w implementowaniu dobrych praktyk w tym zakresie.

Pierwszym oficjalnym dokumentem o dużym międzynarodowym zasięgu i znaczeniu było przyjęcie przez Parlament Europejski dyrektywy chroniącej osoby zgłaszające przypadki naruszenia prawa Unii. Po jej formalnym zatwierdzeniu przez unijnych ministrów, państwa członkowskie w ciągu dwóch lat od oficjalnej publikacji będą zobowiązane do wdrożenia odpowiednich rozwiązań oraz przystosowania przepisów krajowych do nowych wytycznych.

Postępowanie zgodne z normą ISO 37002 już wkrótce mogłoby stać się kolejnym, tym razem światowym, standardem zarządzania systemem zgłaszania nieprawidłowości w organizacji. Mając na uwadze istotny wzrost znaczenia tej problematyki, wydaje się, że wydanie praktycznych wytycznych powinno pozytywnie zostać przyjęte przez rynek. Tym bardziej, że prowadzenie działalności zgodnie z międzynarodowymi standardami może korzystnie wpływać na prestiż przedsiębiorstwa na rynku oraz budować renomę zaufanego i rzetelnego partnera i kontrahenta.

Powiązane wpisy


Bądź na bieżąco
Chcesz otrzymywać regularne informacje z zakresu compliance i przeciwdziałania korupcji?

Zapisz się na newsletter >>


Napisz komentarz

XHTML: Możesz użyć tagów: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>